Gmail ist besonders wertvoll für einen persönlichen Agenten, weil dort Reisebestätigungen, Rechnungen, Termine und Kundenkommunikation zusammenlaufen.
Lesen, Senden und Löschen getrennt behandeln
Vor dem Verbinden zeigt Googles Freigabedialog, welche Gmail-Rechte angefordert werden. Für eine Antwort sollten Sie Empfänger, Betreff und Entwurf sehen, bevor eine Nachricht verschickt wird. Danach ist der Ordner „Gesendet“ die bessere Bestätigung als eine Erfolgsmeldung des Agenten. Wenn nur Informationen aus einer bestehenden E-Mail gesucht werden, benötigen Sie nicht automatisch jede mögliche Schreibberechtigung. Die offizielle Richtlinie bestätigt Gmail als Workspace-Quelle, legt aber nicht die für jedes einzelne Konto aktuell erteilten Rechte fest.
Sinnvolle niedrige Risikostufen
- Buchungs-E-Mails finden
- Termine extrahieren
- offene Aufgaben zusammenfassen
- Antwortentwurf vorbereiten
Lesen ist nicht Senden
Suche und Zusammenfassung benötigen andere Rechte als ein tatsächlicher Versand. Bei sensiblen Konten sollte „Entwurf anzeigen, nicht senden“ der sichere Standard sein.
Deutschland: Firmen-Gmail gesondert behandeln
Google-Workspace-Administratoren können externe Apps beschränken. Kunden-, Mitarbeiter- oder Vertragsdaten sollten nicht allein deshalb verbunden werden, weil der OAuth-Dialog technisch funktioniert.
Zeitzonen und gemischte Sprachen
Bei internationalen E-Mails können deutsche und englische Datums-/Zeitangaben zusammenkommen. Für Termine CET/CEST oder den Zielort ausdrücklich festhalten.
Eigene Instinct-E-Mail ist etwas anderes
Eine von Instinct verwendete Agent-E-Mail und Ihr verbundenes Gmail sind unterschiedliche Konzepte und sollten nicht verwechselt werden.
Lesen, Entwerfen und Senden getrennt erlauben
Für eine Suche im Postfach reicht eine klar begrenzte Anfrage nach Absender, Zeitraum oder Betreff. Wenn eine Antwort nötig ist, lassen Sie zuerst einen Entwurf erstellen und prüfen Sie Empfänger, Anhänge und vertrauliche Angaben selbst. Das Finden einer Nachricht sollte keine stillschweigende Erlaubnis zum Versand oder Löschen weiterer E-Mails sein.
Nach dem Trennen der Verbindung
Kontrollieren Sie in den Sicherheitseinstellungen des Google-Kontos, ob Instinct noch Zugriff hat. Widerruf verhindert künftige Zugriffe, beseitigt aber nicht automatisch zuvor importierte oder indexierte Inhalte. Für die Entfernung solcher Daten ist der gesonderte Löschweg der Datenschutzrichtlinie zu prüfen.